Изменения, внесенные в законодательство в ходе кассовой реформы, дали возможность вместо выдачи бумажного чека покупателю направлять его в электронном виде. Для предпринимателей различных сфер деятельности это значительно облегчило работу, а особенности новой процедуры будут рассмотрены ниже.
Что такое «электронный чек» (ЭЧ)?
Новшества в законодательной базе обязали выдавать чеки даже самозанятых предпринимателей. В большинстве случаев ЭЧ выступает дополнением к бумажному аналогу, который также необходимо формировать.
Кроме того, все виды чеков сегодня «уравняли в правах», теперь они имеют равную юридическую силу. Это обусловлено и тем, что подлинность ЭЧ в любой момент можно проверить с помощью широко распространенных сегодня обычных смартфонов.
Множество преимуществ ЭЧ дал и владельцам интернет-магазинов, поскольку сегодня они могут с легкостью выполнять требования законодательства за счет предоставления ЭЧ сразу после факта оплаты и получения товара. Сделать это можно при предоставлении клиентом своего e-mail или номера телефона. Так как информация в ЭЧ полностью соответствует данным в чеке онлайн-кассы, постепенно бумажные чеки могут утратить свою значимость.
Сферы использования
ЭЧ должен предоставляться клиенту всегда вместе с бумажным аналогом, но по умолчанию магазины обязаны выдавать только напечатанный на онлайн-кассе документ.
Наличие возможности предоставления ЭЧ принципиально важно в случаях удаленной реализации товаров, услуг, когда необходимость выдачи бумажного чека просто нереализуема физически. ЭЧ невозможно потерять, забыть, а факт оплаты товара всегда можно подтвердить благодаря наличию цифрового документа в смартфоне, на электронной почте.
Есть все основания считать, что со временем будут расширяться сферы использования ЭЧ. Так, с 2020 года при совершении покупки в автоматах на дисплее будет отображаться QR-код, считывание которого даст возможность клиенту ознакомиться с цифровым документом.
Отличия ЭЧ от бумажного документа
Как уже отмечалось выше, юридическая сила ЭЧ и бумажного аналога одинакова, но в реквизитах этих документов могут быть отличия, которые являются следствием разницы в принципах их формирования.
- В ЭЧ ИНН предпринимателя/юрлица указывается не всегда, а в бумажном документе – обязательно и без исключений.
- В ЭЧ, наоборот, указывается применяемый режим налогообложения, а в бумажном документе – опционально.
- В ЭЧ не всегда отображаются данные об ФИО, ИНН кассира, названии документа, QR-код. В бумажном чеке эти данные обязательно должны отображаться.
Эти отличия носят технический характер и не имеют принципиального значения для клиента.
Необходимость отправки ЭЧ
Направление ЭЧ покупателю обязательно в 3 случаях:
- Осуществление расчетов через интернет с использованием автоматизированных систем при отсутствии физического контакта продавца и покупателя.
- Поступила просьба покупателя об отправке ЭЧ в дополнение к выданному бумажному чеку.
- При покупке страховых полисов у агентов ЭЧ должен направляться страхователям.
Кто обязан направлять ЭЧ?
Законодательство устанавливает такую обязанность для платежного агента – лица, получающего деньги от клиента. В обычной розничной торговой точке это кассир, который должен внести в специальную программу номер телефона клиента или адрес его электронной почты.
При приобретении товара в вендинговых автоматах ЭЧ не направляется. Информация из чека отображается на дисплее в виде считываемого через смартфон QR-кода.
В случаях дистанционной торговли ЭЧ должны направить следующие компании:
- При оплате товара или услуги наложенным платежом – почтовый оператор.
- При использовании арендованной онлайн-кассы – предоставляющий услугу оператор.
- При внесении средств через платежные агрегаторы – платежный агрегатор.
- При оплате в обычных торговых точках – сам предприниматель либо ОФД, с которым заключен договор на обслуживание.
Большая часть ОФД и платежных агрегаторов предоставляют клиентам услуги по направлению ЭЧ. Сама процедура осуществляется в автоматическом режиме – за счет применения специальных программ автоматизации. Услуга эта платная, но зато предпринимателям не придется беспокоиться о соблюдении ими кассового законодательства.
Случаи, когда можно не отправлять ЭЧ
Не у всех предпринимателей имеется техническая возможность отправки ЭЧ. Для законодателей это стало поводом предусмотреть случаи, когда предприниматель может выдать только бумажный чек и не обязан направлять ЭЧ:
- Торговая точка расположена на территории объектов военного назначения, ФСБ, государственной охраны, служб внешней разведки.
- Торговая точка расположена в местности, удаленной от средств связи.
- Покупатель не требует предоставления ЭЧ при полученном его бумажном аналоге.
Как видно, случаев, когда ЭЧ направлять не обязательно, не так много. С учетом этого предприниматели должны быть готовы выполнить требование законодательства при поступившем требовании клиента.
Процедура и способы передачи ЭЧ
Законом предусмотрены 2 варианта передачи ЭЧ покупателю: на e-mail и на телефон. При этом чек может отправляться не только в виде текста или изображения. Можно также указать в сообщении ссылку на место размещения чека, где его можно посмотреть и скачать. При этом отсутствие у клиента доступа к интернету не считается препятствием для передачи ЭЧ.
Порядок предоставления ЭЧ:
- Покупатель при оформлении покупки дает знать о намерении получить ЭЧ и предоставляет свои данные – e-mail или номер телефона. Исключение – покупка в интернет-магазине. При этом согласия на использование персональных данных подписывать не надо.
- Кассир заносит предоставленные клиентом данные в программу, а при оформлении сделки в интернет-магазине это происходит автоматически при авторизации клиента. Применение дисконтных карт существенно облегчает процесс идентификации покупателей.
- Направление ЭЧ покупателю.
Формирование ЭЧ и его последующая отправка не должны проходить непременно через оборудование магазина. Можно перепоручить это, например, ОФД, снабдив его необходимыми сведениями.
Для самостоятельной отправки чека нужна программа. Некоторые производители онлайн-касс уже активно встраивают функцию отправки ЭЧ в свое оборудование. При этом СМС оплачивается в соответствии с утвержденными тарифами. Как правило, эта сумма составляет 1-2 рубля.
Когда покупатель получает на руки бумажный чек, то уже не может требовать электронный, поскольку продавец даже не имеет такой технической возможности. Но у клиента есть возможность посмотреть и при необходимости распечатать цифровую копию чека за счет сканирования QR-кода на бумажном документе с помощью специального приложения от ФНС.
Сроки отправки ЭЧ
До июля 2018 года сроки предоставления ЭЧ клиентам в законодательстве не были урегулированы. До указанного срока эксперты рекомендовали руководствоваться старым требованием – направление чека в течение 5 минут после оплаты. Принятие 192-ФЗ исключило неопределенность и установило 2 условия передачи ЭЧ клиенту:
- не позднее следующего рабочего дня после фактической оплаты;
- до фактического получения посылки.
Для интернет-магазинов эти положения означают возможность отправления ЭЧ в конце рабочего дня одним пулом.
Варианты проверки чека
Подлинность ЭЧ покупатель может проверить на сайте ОФД либо через специальное мобильное приложение. Но эти способы работают только при реальном существовании ссылки на документ. При отсутствии такой ссылки найти чек в базе не получится.
Оба способа предполагают необходимость ввода некоторых реквизитов чека. Иногда ссылка может переводить на размещенный на сайте ОФД чек. В этом случае проверять подлинность чека нет смысла.
Принятие работающей законодательной базы, регулирующую отправку ЭЧ, потребовало нескольких лет работы. Современные технические возможности дают возможность предпринимателям соблюдать все требования закона, в том числе в вопросах обеспечения доступа к документам в цифровой форме.
Реклама.
