Ровно 30 лет назад 17 мая 1993 года постановлением администрации города Мурманска № 262 «О мерах по сохранению архива документов по личному составу на территории города Мурманска» был создан городской государственный архив при администрации города Мурманска по централизованному хранению и использованию документов по личному составу предприятий, организаций города, в том числе ликвидированных, реорганизованных и приватизированных объектов.
Ценный «хлам»
До появления городского архива все проблемы с хранением документов городских организаций решал исключительно Государственный архив Мурманской области. Но в начале 90-х массово стали ликвидироваться государственные предприятия (столовые, магазины, кинотеатры, жилищные производственно-эксплуатационные тресты, ремонтно-строительные управления и так далее). Созданные «на их костях» АО или ТОО не желали брать на себя ответственность за горы старых документов. Жизнь-то новая, зачем в ней старые бумаги? Новые хозяева массово выбрасывали или уничтожали «этот хлам», не задумываясь о том, что завтра сами будут оформлять пенсию и записи в трудовых книжках придется чем-то подтверждать.
Так что решение администрации города о создании своего собственного архива было не просто своевременным, а жизненно необходимым. С того самого времени любое предприятие, действовавшее на территории Мурманска, в случае ликвидации без правопреемства имеет право передать социально значимые документы на хранение в муниципальный архив, причем бесплатно. В те годы даже действовало постановление, согласно которому ни одно из предприятий города не могло было быть ликвидировано без справки из архива, что документы приняты на хранение и права их работников на получение архивной информации защищены.
Три километра дел
Поначалу архив не имел своего помещения и принимал документы на площади, арендованной у обл-совпрофа. Сегодня архив располагается в двух двухэтажных зданиях – на улице Профессора Сомова, 9 и на улице Генерала Фролова, 13а. Общая площадь этих зданий составляет более тысячи квадратных метров, и ее хватит, чтобы принимать документы еще не менее 15 лет.
30 лет назад подвал облсовпрофа был оборудован библиотечными стеллажами, предназначенными для книг. Коробки с документами гораздо шире, поэтому стояли они на стеллажах неустойчиво и часто падали на ноги архивистам.
Сегодня архивохранилища оборудованы современными металлическими стеллажами. Их протяженность составляет 3 140 погонных метров. На них располагается 184 696 архивных дел.
Конечно, проблемы имеются: оба здания нуждаются в ремонте и ежегодно понемногу ремонтируются. Стеллажи тоже закупаются ежегодно, но заполняются они еще быстрее: на 01.01.2023 года загруженность стеллажной площади обоих зданий составляла 88 процентов.
Расширились и направления деятельности: из архива, хранящего только документы по личному составу, он вырос в полноценное учреждение, комплектующееся всеми видами документов – и управленческой документацией, и научно-технической, фото- и электронными документами.
Сначала в архиве работало четыре человека, которые занимались всем: принимали дела, проводили проверки организаций, исполняли запросы граждан, проводили обучающие семинары. В отчете о работе архива за 1994 год указано: «Подготовлено 174 архивные справки, принято на хранение 560 дел». Сегодня в архиве уже 13 специалистов, ежегодно исполняется до семи тысяч запросов граждан, принимается на хранение около трех тысяч дел.
А еще архив помогает частным организациям, ликвидированным без правопреемства: проводит учебу по подготовке документов к архивному хранению, помогает составить описи на дела и научно-справочный аппарат к ним, представляет готовые документы на рассмотрение контролирующего органа. Ежегодно на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии министерства культуры Мурманской области из городского архива направляются описи дел объемом около четырех тысяч единиц хранения.
Цена ошибки
Очень сильно изменилась работа по приему граждан и оформлению архивных справок. 30 лет назад в архиве не было компьютеров. Все справки составляли от руки, а потом отдавали делопроизводителю для отпечатки на пишущей машинке. Отпечатанные документы вычитывались, правились и снова печатались. А справки о зарплате и вовсе оформлялись от руки. И это была каторжная работа. Ошибся – переписывай заново. Переписывали не по одному разу, домой брали, сидели до поздней ночи.
С приемом граждан были те же проблемы: Интернета нет, никаких баз данных, все приходилось искать вручную. Даже бумажной картотеки еще не было. Человек приходил на прием, доставал трудовую книжку, и по каждой записи ему должны были сказать, где искать документы. Сотрудники архива вели тетрадь, в которую записывали все, что могли найти полезного. Правда, в те годы еще существовало городское справочное бюро – туда можно было позвонить и поинтересоваться, где находится та или иная организация.
А еще были люди без трудовых книжек. Названий организаций они не помнили, но знали, что работали в «Бочке», или в «Трех ступеньках», или в детском саду на улице Спартака. Сейчас на такие вопросы архив отвечает почти мгновенно: все адреса и названия давно внесены в базы данных.
Но очень много документов за 90-е годы оказалось безвозвратно утрачено: их собственникам зачастую не хотелось возиться с обработкой, и они тихо выбрасывали или «забывали» дела в проданных помещениях. Если у покупателя была совесть, он звонил в архив и сообщал: «Тут на полу лежат лицевые счета за старые годы. Заберете?».
Архив забирал и в свободное от основной работы время приводил их в порядок. Так, например, в архиве появился фонд учебно-производственного предприятия Мурманского областного отдела Всероссийского общества глухих. И автоколонны № 1118. И еще много чего.
Для будущих поколений
Сейчас в архиве много новых видов работ, которых 30 лет назад просто не было: работа с гражданами через портал госуслуг, связь с Социальным фондом через канал защищенной связи (бумажные письма стали редкими), страничка архива в социальной сети «ВКонтакте», видеоэкскурсии по архиву, мастер-классы в режиме удаленного доступа, видеоконференции, презентации по всем направлениям деятельности, оцифровка научно-справочного аппарата к фондам и наиболее ценных документов.
Изменилось даже название архива: сегодня Мурманский городской архив – это архивный отдел мурманского муниципального бюджетного учреждения «Управление по обеспечению деятельности органов местного самоуправления города Мурманска», и контакты архива можно найти на его сайте.
Но есть вещи, которые не меняются с годами. Архив нужен и людям, и организациям. И муниципальным учреждениям, которые уже привыкли из года в год в установленные сроки передавать на хранение свои документы, и тем, кто впервые услышал, что архив в городе есть и он может принять документы ликвидированной организации. И даже помочь их упорядочить.
И люди, которые ищут какие-то документы, звонят и спрашивают: «Как найти свидетельство о рождении? Аттестат школы? Диплом вуза? Пропавших родственников? Историю семьи?».
Помочь всем архив не может, так как не хранит все документы всех организаций. Но у нас можно получить грамотную консультацию, например, где взять копию свидетельства о браке, заключенном в другом городе. Архивисты знают, сколько хранится информация о точном времени рождения ребенка и где ее искать. А еще они знают все адреса всех архивов Российской Федерации.
Мурманские архивисты много всего знают и умеют и охотно делятся своими знаниями. А в последнее время еще и выкладывают эти советы на своей странице в «ВКонтакте». Мурманский городской архив – это не только хранилище старых документов, это очень редкие специалисты (в Советском союзе их готовили всего три вуза), причем редкие даже не столько по образованию, а по накопленному опыту и знаниям: из 13 специалистов девять имеют архивный стаж более десяти лет.
А еще архивисты понемногу пишут историю своего города – к каждому архивному фонду прилагается историческая справка, и, если раньше, торопясь принять документы от ликвидационной комиссии, на нее мало обращали внимание, то теперь к этому документу возвращаются и начинают его уточнять и дорабатывать, а то и составлять заново.
30 лет для организации – это не очень много, но и немало. Но архив – это не просто организация. Архив нельзя ликвидировать. Он только растет и увеличивает протяженность полок, количество хранящихся дел и выданных справок. Архивисты знают, что их миссия в современном мире – сохранение документов для будущих поколений и их использование в интересах граждан, общества и государства.
Начальник архивного отдела ММБУ «УОДОМС города Мурманска» И. Е. Руденко.
Фото из архива редакции.
