В 2021 год изменился один из основных документов, подтверждающих нашу трудовую деятельность, незыблемость которого казалась вечной. C 1 января 2021 года в России начали действовать электронные трудовые книжки, а точнее сказать – «Электронный учет сведений о трудовой деятельности». Плюсы современных технологий очевидны. Но и подводные камни тоже просматриваются. Переход на «цифру» – хорошо или плохо для работника? Поможет нам в этом разобраться руководитель Государственной инспекции труда – главный государственный инспектор труда в Мурманской области Татьяна Байтимирова.
Революция или реформация
– Татьяна Николаевна, что произошло? Моя бумажная трудовая книжка теперь недействительна или просто бесполезна?
– Для начала предлагаю обратиться к законодательству. Там сказано, что работодатель формирует в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника и представляет ее для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации. При этом переход к новому формату трудовой книжки добровольный и позволяет сохранить бумажную книжку столько, сколько это необходимо. Следовательно, о том, что бумажная теперь не действительна, речи не идет.
Если работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, то бумажная выдается ему на руки и работодатель освобождается от ответственности за ее хранение и ведение. Если работник решил сохранить бумажную трудовую книжку, то это его право. Работодатель в этом случае должен будет также направлять сведения о трудовой деятельности работника в электронном виде, но одновременно еще и вносить записи в бумажную трудовую книжку работника.
Однако следует обратить внимание, что тем, кто впервые устраивается на работу в 2021 году, бумажная трудовая книжка оформляться уже не будет. Все сведения о периодах трудовой деятельности для этих работников будут заноситься только в электронном виде.
Всегда доступна
– Как я понимаю, новая система действует наряду со старой, с бумажными трудовыми, просто у работодателей теперь двойное кадровое оформление?
– На мой взгляд, формулировка «двойное кадровое оформление» несколько некорректна, поскольку информация, подаваемая работодателем в электронном виде аналогична информации, содержащейся в трудовой книжке. Если работник решил продолжить ведение бумажной трудовой книжки, то работодатель должен ее вести и, кроме того, направлять сведения в ПФР как для формирования электронной трудовой книжки.
– Тогда зачем ввели эту новую систему?
– Тут сразу несколько причин. Электронный документооборот прочно вошел в нашу жизнь и используется практически во всех сферах деятельности. Электронный вариант трудовой книжки унифицирует кадровое делопроизводство, минимизирует риски ошибок при заполнении трудовой. Ведь бывает, что из-за некорректно внесенной в нее записи работнику потом приходится в суде доказывать, например, право на досрочное назначение пенсии. Еще одной довольно распространенной проблемой является получение информации о стаже работы в случае, когда организация давно ликвидирована, а документы, как это положено, не переданы в архив. Кроме того, электронную трудовую книжку невозможно потерять, все сведения обязательно останутся в Пенсионном фонде России. И, наконец, электронная книжка постоянно доступна ее владельцу. В любой момент он сможет проверить уплату работодателем своих страховых взносов.
Выбор за вами
– Работник должен был определиться с выбором формы трудовой книжки до 31 декабря прошлого года. А сейчас это сделать еще не поздно?
– Те, кто по различным причинам определился только что, могут подать заявление и в наступившем году.
– Можно выбрать один вариант, потом передумать и перейти на другой?
– Законодательство не предусматривает возможности возврата к ведению бумажной трудовой книжки, если заявление о предоставлении сведений в электронном виде уже написано, бумажная трудовая книжка выдана на руки с внесенной в нее соответствующей записью.
– Как будет происходить увольнение и оформление на новую работу, если я откажусь от бумажной трудовой?
– Процедуры приема и увольнения никак не отражаются на внесении сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Работник в любом случае должен написать заявление о приеме на работу или об увольнении. При приеме на работу работодатель должен заключить трудовой договор в двух экземплярах, один из которых выдается на руки работнику под роспись, издать соответствующий приказ, ознакомить с ним работника. При увольнении также издается приказ, работник с этим приказом должен быть ознакомлен. В день увольнения работодатель должен выплатить полный расчет, выдать документы, связанные с работой, в числе которых сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.
– А если я выберу сохранение бумажной трудовой книжки, то все будет как раньше – новому работодателю надо принести только ее?
– Да. Новый работодатель увидит в вашей трудовой книжке отсутствие записи о принятом решении о переходе на ведение трудовой книжки в электронном виде. В трудовой книжке будет запись об увольнении с прежнего места работы.
– Получается, теперь, если уволили «по статье», нельзя просто «потерять» трудовую, чтобы новый работодатель не увидел эту запись?
– Совершенно верно, поскольку вся информация по увольнению, включая, как вы говорите, «статью», должна быть передана работодателем в электронную базу данных Пенсионного фонда.
– Насколько защищена электронная трудовая от вмешательства посторонних лиц? Ее можно подделать или внести туда несанкционированные записи?
– Это вопрос скорее к Пенсионному фонду, поскольку за сохранность персональных данных, переданных работодателем, отвечает именно это ведомство.
И день должны оплатить
– Если я устроюсь на новое место, но отработаю там всего день-два и решу не оставаться, это неудачное место работы попадет в мою электронную трудовую?
– Работодатели обязаны представлять сведения в территориальные органы ПФР в случаях приема на работу и увольнения гражданина не позднее первого рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа.
Даже если в первый рабочий день работодатель не оформил все полагающиеся документы, трудовой договор все равно считается заключенным, если человек приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного представителя. Иными словами, сам факт допуска к работе обязывает работодателя оформить трудовые отношения с человеком со всеми вытекающими последствиями. В том числе издать приказ, внести записи в трудовую книжку, передать сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд.
Если вы решите не задерживаться на новом рабочем месте, в том случае также издается соответствующий приказ, вносится запись в трудовую книжку, если она по-прежнему бумажная, сведения об увольнении передаются в Пенсионный фонд. Но даже если вы отработаете в организации всего день или два, эта работа должна быть оплачена.
– Какой смысл сохранять бумажную трудовую, раз все равно теперь параллельно ведется электронная?
– Законодатель обязал работодателей передавать сведения о трудовой деятельности работников начиная с 2020 года. То есть если, например, я начала работать в 1985 году, то очевидно, что этих данных в электронном виде в Пенсионном фонде нет. Следовательно, моя бумажная трудовая книжка при необходимости будет являться подтверждением трудового стажа. Поэтому даже если вы перешли на электронную трудовую книжку, бумажную все же нужно сохранить.
"Электронный вариант трудовой книжки унифицирует кадровое делопроизводство, минимизирует риски ошибок при заполнении трудовой. Ведь бывает, что из-за некорректно внесенной в нее записи работнику потом приходится в суде доказывать, например, право на досрочное назначение пенсии. Еще одной довольно распространенной проблемой является получение информации о стаже работы в случае, когда организация давно ликвидирована, а документы, как это положено, не переданы в архив. Кроме того, электронную трудовую книжку невозможно потерять, все сведения обязательно останутся в Пенсионном фонде России. И, наконец, электронная книжка постоянно доступна ее владельцу. В любой момент он сможет проверить уплату работодателем своих страховых взносов"
Подготовил Валерий СЕРЕБРЯКОВ.
Фото предоставлено ГИТ в Мурманской области и из открытых Интернет-источников.
