Сфера бизнеса развивается стремительными шагами и то, что раньше казалось невозможным, уже превращается в обыденность. Широкую популярность обрел гибридный формат работы. В таком случае сотрудники могут работать как удаленно, так и очно. Достичь положительного эффекта от подобного формата работы и сократить издержки помогает система эффективного управления рабочим пространством, в частности, бронирование переговорных комнат. Далее рассказываем о пяти советах по эффективному управлению переговорной комнатой.
Используйте единую систему управления переговорными комнатами
Единая система бронирования переговорной комнаты поможет избежать как внутрикомандных, так и более серьезных проблем. К тому же, эксплуатация одного инструмента значительно упрощает все связанные процессы. Следовательно, подходить к выбору подобной системы следует осознанно, ведь от этого будет зависеть не только комфорт труда, но и его эффективность.
Одним из ведущих инструментов для эффективного управлениями переговорными комнатами является UnSpot. Продукт позволяет реализовать гибкую рабочую инфраструктуру. Внутри пользователей встретит богатый функциональный набор: бронирование помещений, навигация по офисному пространству, планирование графика работы каждого сотрудника, анализ отдельных и общих показателей и многое другое.
Учитывайте особенности помещений
Разные помещения требуют разного оборудования, обслуживания и прочих составляющих. Не пытайтесь сделать все под одну гребенку, иначе получите только отрицательный эффект, включающий повышенные издержки. Благо современные системы управления переговорными зонами предоставляют обширный функционал, позволяющий ясно обозначить, какие технологии и оборудование доступны в рабочем пространстве. К примеру, не обязательно в каждом помещении ставить проектор — где-то “впишутся” стол, стулья и доска для визуального донесения информации.
Дайте четкие названия переговорным комнатам
Отсутствие названий рабочих зон не редкость даже в крупных компаниях. Кто-то не хочет заморачиваться над такой, казалось бы, глупой вещью, а кто-то не знает о плюсах подобного подхода. Однако присвоение каждому конференц-залу уникального имени облегчает к нему доступ сотрудникам и гостям, а соответственно, уменьшается шанс ошибочных попаданий в помещения. Особенно полезно именовать пространства в больших зданиях, где существует целая иерархия этажей. Причем использовать можно не только онлайн представления, но и офлайн вывески.
Следите за статусом помещений
Отслеживание статуса занятости рабочего пространства, а также своевременное уведомление об этом коллег поможет избежать, во-первых, ненужных издержек, во-вторых, недопонимания в коллективе. Неожиданные переносы встреч, срывы плановых собраний — нередкие явления в офисной рутине. Завладев должным инструментом, можно удобно отслеживать статус нужной зоны в офисе и своевременно уведомлять об ее освобождении/бронировании без очного контакта с коллегами.
Соблюдайте технику безопасности и гигиену внутри переговорных комнат
Уровень комфортабельности и безопасности рабочей зоны определяет эффективность труда человека. Во время взаимодействия между сотрудниками внутри помещения возникает определенная микрофлора. Часто она становится опасной, ведь в воздухе после плодотворного трудового дня возникают миллионы вирусов и бактерий. В таком случае помогут банальные правила гигиены: убираем мусор, протираем пыль, проветриваем помещение. На счет техники безопасности все еще проще: соблюдайте правила, выявленные для каждой рабочей зоны индивидуально.
Реклама.
