При слове «архив» большинство из нас представляет полки с пыльными бумагами, тишь помещений и что-то очень скучное. С тем, что в настоящем архиве действительно тихо, можно согласиться, а все остальное не соответствует действительности. Современные архивы организованы так, чтобы сберечь документы как можно дольше, поэтому там старые полки давно заменили современные емкости для хранения. А самим архивистам порой приходится выступать в роли детективов.
Справки на любой вкус
17 мая Мурманскому городскому архиву исполнилось 25 лет. Совсем немного, если вспомнить, что заполярной столице уже перевалило за сто. О том, как же областной центр обходился без такого учреждения и чем живет эта организация сегодня, рассказала начальник архивного отдела ММБУ «Управление по обеспечению деятельности органов местного самоуправления города Мурманска» Ирина Руденко.
– Раньше все значимые документы по истории города поступали в областной архив, а в случае ликвидации какого-то предприятия – в один из объединенных ведомственных архивов: образования, здравоохранения, сельского хозяйства, – говорит Ирина Евгеньевна. – Но в конце восьмидесятых годов началась приватизация, многие организации, существовавшие десятилетиями, начали объявлять себя банкротами и закрываться. Поэтому в Мурманске появилась необходимость создания архива для хранения документов по личному составу ликвидированных и реорганизованных предприятий. И в 1993 году он появился, здесь граждане могли получить справки о стаже работы и зарплате.
Первые пять лет городской архив занимал помещения Дома союзов, арендованные администрацией города у облсовпрофа. Там было очень тесно – всего 137 квадратных метров. Хранилища оборудовали вместительными стеллажами, но места катастрофически не хватало – документы поступали каждый день и в таких объемах, что их едва успевали принимать. Требовалось свое собственное здание, которое мы получили в 1998 году, – вспоминает Ирина Руденко. – Тогда Дом ребенка из старого здания на улице Сомова, 9 переехал в новое специализированное помещение, а мы заняли его место. Реконструкции как таковой не было – просто сняли все межкомнатные двери, на окна поставили решетки, входные двери и те, что ведут в хранилища, обили металлом, ну и пожарно-охранную сигнализацию провели. Но это все равно было свое собственное, отдельно стоящее здание. Ни один из муниципальных архивов области в то время так просторно не жил.
На сегодняшний день площадь архивохранилищ составляет около 600 квадратных метров, она заполнена на 80 процентов. На конец прошлого года здесь хранилось более 152 тысяч дел. И их количество постоянно увеличивается. А потому организация уже получила дополнительное помещение на улице Фролова. Это еще около 600 квадратных метров, на которых уже начат ремонт. Можно сказать, что еще на четверть века архив площадями обеспечен.
Мисс Марпл спешит на помощь
Казалось бы, чего проще: поднять дело, посмотреть данные и выдать нужную справку. Тем не менее сотрудницам архива часто приходится выступать в роли мисс Марпл, проявляя поистине детективные способности.
– Приходит запрос письмом, например, из Казани или Рязани: «Я работала там-то, дайте справку для получения пенсии», – объясняет Ирина Руденко. – А какой именно документ нужен – о стаже, зарплате, о декрете, о «полярках», о надбавках – не указано. Но мы уже знаем, что раз не пишут, какая точно справка требуется, надо готовить сразу пакет: и о стаже, и о зарплате, и о декрете. Это такой минимум для женщин. Для мужчин проще – там только документы о стаже и зарплате.
Бывают и такие запросы: «Я была Иванова, стала Петрова, работала на предприятии семь лет, нужна справка о зарплате за тот период». Поднимаем документы по предприятию и видим, что на женщину с такими данными за эти годы не оформлено ни одного лицевого счета. Причем имя и отчество у нее тоже очень распространенные, по ним установить, о ком именно речь, невозможно. Лицевые счета у нас внесены в толстые рукописные книги, вот сидим и листаем их, просматриваем. И только на последнем листе последнего дела по данному предприятию появилась зацепка. Увидели, что эта женщина все семь лет работала совсем под другой фамилией, но забыла нам об этом сообщить. Мы могли дать отрицательный ответ, что такого человека, на имя которого пришел запрос, просто не значится. Но у нас работают очень скрупулезные, внимательные и ответственные сотрудники. И мы не любим давать отрицательные ответы, переживаем, когда приходится отказывать.
То ли Галина, то ли Гюльчатай
Решать головоломки порой приходится и из-за особенностей оформления документов в разное время. Например, в пятидесятые годы практически во всех организациях почему-то практиковался перевод нерусских имен на русские. То есть на предприятии трудилась по паспорту, предположим, Гюльчатай, а во внутренних документах она значилась как Галина. И когда приходит запрос на справку, приходится опознавать человека по дате рождения, по фамилии, которые, слава богу, не переводили, дате приема на работу. К каждой такой справке прикладывается пояснение, что сотрудники архива, проанализировав все документы за эти годы, пришли к выводу, что это именно тот человек.
Где готовят специалистов, которые могут справиться с такой работой? Как рассказала Ирина Руденко, коллектив архива небольшой, здесь трудятся всего двенадцать человек.
– Специалисты у нас действительно редкие, потому что архивистов готовят всего два вуза в стране – в Москве и Екатеринбурге, – говорит Ирина Евгеньевна. – Если у работника нет профильного образования, он проходит переподготовку. Ведь знать необходимо многое: и историю учреждений Мурманской области и страны в целом, и делопроизводство, и законодательство, в том числе пенсионное. Нужно быть и бухгалтером, и юристом, и историком. У нас хранится много рукописных документов, и не все они написаны хорошим почерком, поэтому каждый день нам приходится разгадывать загадки. Вырастить хорошего специалиста-архивиста очень хлопотно. Невозможно, придя со стороны, не зная состава архивных фондов, полноценно работать с его документами, опыт нарабатывается годами. Зато у нас практически нет текучки, люди работают в архиве десятилетиями.
Мечтать с размахом
Архив – это место, где хранятся документы, свидетельствующие о прошлом. А что здесь думают о будущем?
- В самых неотложных планах у нас капитальный ремонт двух наших зданий, – перечисляет начальник архивного отдела. – Но мечтать надо с размахом, поэтому мы надеемся получить новое удобное для нас здание с мобильными стеллажами, специализированными хранилищами для электронных документов, с самыми современными системами безопасности, лабораторией микрофильмирования и реставрации архивных документов.
К ТЕМЕ:
Ежегодно Мурманский городской архив выдает более 7 тысяч справок. При этом ходить сюда и сидеть в очереди, ожидая возможности поговорить со специалистом, совершенно не обязательно: запрос о предоставлении архивной справки можно подать по обычной или электронной почте (e-mail: archiv@citymurmansk.ru), через МФЦ, портал госуслуг, сайт ММБУ «УОДОМС города Мурманска», на котором есть страничка архивного отдела (http://uodoms.ru/onlinearchive). Тот, кто не очень хорошо знаком с информационными
технологиями, может получить консультацию по телефону 44-14-66.
Подготовила Юлия ЗАБЛОВСКАЯ. zablovskaya@vmnews.ru
Фото Дмитрия САЯПИНА.
Если вам необходим перевод документов с нотариальным заверением к вашим услугам бюро переводов в СПб ARTSБЮРО. Качественный перевод документов любой сложности.
Реклама.
