Сохранность документов – это важная задача. Хранить важные бумаги возможно и в коробках, и в специальных канцелярских подставках, на полке или в папках. Не вариант, если папок очень много, а в офисе стоит дорогостоящая мебель, то заставлять помещение документацией – не самый подходящий вариант. Следует оставить исключительно те бумаги, которые всегда останутся под рукой. В целом, на сегодняшний день существуют компании, к примеру, по следующей ссылке: https://www.nlsklad.ru/xranenie-dokumentov/, где предлагают услуги по хранению документации.
Актуальность услуги
Передать всю документацию на ответственное хранение компании, занимающейся этим профессионально, и сэкономить все свое рабочее время – одно из правильных решений. Такой маневр позволит фирме или организации:
• уменьшить затраты на обслуживание и хранение документов;
• расширить площадь офиса для решения основных производственных задач;
• высвободить производственные силы сотрудников для решения главных бизнес-задач;
• предотвратить риски порчи и утраты документов;
• обеспечить сохранность и неразглашение деловой информации.
Особенно важно, использовать такое хранение для документов, имеющих гриф «для служебного пользования», содержащих медицинскую, банковскую или нотариальную тайну, а также персональные данные сотрудников.
Что важно знать?
Компании, оказывающие такие услуги имеют в своем арсенале современные складские комплексы класса «А», оборудованные системами безопасности, пожаротушения, видеонаблюдения, поддержания микроклимата и температурно-влажностного режима. Хранилища регулярно проходят проверку на соответствие международным стандартам хранения в банковской отрасли. Документы в архиве хранятся в стандартных коробах, промаркированных штрих-кодом и исключающих возможность определить принадлежность хранимого без вскрытия.
Доступ к бумагам возможен строго определенному кругу сотрудников, заранее внесенному в реестр. Для оперативного доступа к хранящийся документации существуют различные способы получения оригиналов и копий последних:
• предоставление оригиналов в офис компании-клиента в день обращения или на следующий день;
• отправка копий по e-mail в течении нескольких минут;
• оперативный контроль и управление переданных на хранение документов осуществляется в персональном веб-кабинете.
Так, для работы с документами на территории хранилища оборудуются специальные комнаты, снабженные оргтехникой, интернетом и телефонной связью, офисной мебелью.
Реклама.
